Una reunión de trabajo resulta económicamente costosa para la empresa.
Si queremos hacer un cálculo aproximado de su coste debemos completar la
siguiente fórmula:
Una vez que hayamos determinado que verdaderamente es necesario que
realicemos una reunión deberemos proceder a planificarla adecuadamente. A
continuación te ofrecemos algunos consejos que te ayudarán a
planificar, dirigir y coordinar reuniones de trabajo para que sean
verdaderamente efectivas:
1. Antes de la reunión:
Prepararla con tiempo suficiente.
Seleccionar adecuadamente a las personas que participarán. Sólo debemos escoger a aquellas personas cuya presencia sea necesaria.
Crear un planning de la reunión. En este documento se especificará el motivo de la reunión, los objetivos a conseguir, los temas que se tratarán, los tiempos que se dedicarán a cada cuestión…
Convocar con antelación suficiente a los asistentes para que tengan tiempo para preparar sus intervenciones.
Enviar el planning a todos los participantes.
2. Durante la reunión:
Comenzar a tiempo. La puntualidad es un aspecto fundamental. Debemos tratar de comenzar y acabar a la hora marcada. ¡El tiempo es oro!
Dedicar los primeros minutos a aclarar los puntos fundamentales. Se indicará la importancia de los temas que se van a tratar, el motivo principal de la reunión, los objetivos que se pretenden conseguir y se propondrá el método de trabajo a seguir así como las normas de participación e intervención.
Seguir el desarrollo previsto en el plan. Procurar que siga el curso y el enfoque previsto, dando a cada punto el tiempo preciso y evitando tratar temas no contemplados en el planning. Realizar síntesis en cada etapa.
Tratar en medio de la reunión los temas más importantes.
El director o coordinador de la reunión debe centrarse en dirigir el proceso de los debates, pero no su contenido. Debe velar por el avance y progresión en el desarrollo de la reunión. Un aspecto especialmente importante es que incite a hablar a los participantes. Es fundamental buscar la participación activa de los asistentes, de esta forma sacaremos más provecho a su asistencia.
No dejar que algunos se impongan y acaparen la reunión, ya que esto podría afectar negativamente al clima positivo de comunicación y cooperación que debemos tratar de crear y mantener.
3. Al finalizar la reunión:
Dejar un tiempo al final para que los participantes expongan dudas, sugerencias, comentarios…
Sintetizar las conclusiones esenciales
Resumir las contribuciones positivas, opiniones, sugerencias y acuerdos adoptados.
Agradecer la participación de los asistentes.
4. Después de la reunión:
Confeccionar un sumario de la reunión que se enviará a todos los participantes durante los días siguientes. Este sumario debe contemplar si se han conseguido cumplir los objetivos previamente marcados, las tareas que se hayan podido encomendar a los diferentes participantes, el tiempo que disponen para llevarlas a cabo, las conclusiones más importantes, los acuerdos adoptados…
Si fuera necesario se convocaría a los asistentes a la siguiente reunión.
Prepararla con tiempo suficiente.
Seleccionar adecuadamente a las personas que participarán. Sólo debemos escoger a aquellas personas cuya presencia sea necesaria.
Crear un planning de la reunión. En este documento se especificará el motivo de la reunión, los objetivos a conseguir, los temas que se tratarán, los tiempos que se dedicarán a cada cuestión…
Convocar con antelación suficiente a los asistentes para que tengan tiempo para preparar sus intervenciones.
Enviar el planning a todos los participantes.
2. Durante la reunión:
Comenzar a tiempo. La puntualidad es un aspecto fundamental. Debemos tratar de comenzar y acabar a la hora marcada. ¡El tiempo es oro!
Dedicar los primeros minutos a aclarar los puntos fundamentales. Se indicará la importancia de los temas que se van a tratar, el motivo principal de la reunión, los objetivos que se pretenden conseguir y se propondrá el método de trabajo a seguir así como las normas de participación e intervención.
Seguir el desarrollo previsto en el plan. Procurar que siga el curso y el enfoque previsto, dando a cada punto el tiempo preciso y evitando tratar temas no contemplados en el planning. Realizar síntesis en cada etapa.
Tratar en medio de la reunión los temas más importantes.
El director o coordinador de la reunión debe centrarse en dirigir el proceso de los debates, pero no su contenido. Debe velar por el avance y progresión en el desarrollo de la reunión. Un aspecto especialmente importante es que incite a hablar a los participantes. Es fundamental buscar la participación activa de los asistentes, de esta forma sacaremos más provecho a su asistencia.
No dejar que algunos se impongan y acaparen la reunión, ya que esto podría afectar negativamente al clima positivo de comunicación y cooperación que debemos tratar de crear y mantener.
3. Al finalizar la reunión:
Dejar un tiempo al final para que los participantes expongan dudas, sugerencias, comentarios…
Sintetizar las conclusiones esenciales
Resumir las contribuciones positivas, opiniones, sugerencias y acuerdos adoptados.
Agradecer la participación de los asistentes.
4. Después de la reunión:
Confeccionar un sumario de la reunión que se enviará a todos los participantes durante los días siguientes. Este sumario debe contemplar si se han conseguido cumplir los objetivos previamente marcados, las tareas que se hayan podido encomendar a los diferentes participantes, el tiempo que disponen para llevarlas a cabo, las conclusiones más importantes, los acuerdos adoptados…
Si fuera necesario se convocaría a los asistentes a la siguiente reunión.
https://www.cerem.mx/blog/reuniones-de-trabajo-efectivas-reglas-para-dirigir-una-reunion
https://www.gestiopolis.com/como-hacer-reuniones-trabajo-mas-productivas/
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